Jak napisać dobry biznesplan, czyli kilka drobnych rad

Z napisaniem biznesplanu zmierzyć się muszą nie tylko osoby zamierzające pozyskać dotację czy to z Unii Europejskiej, czy funduszy krajowych lub jeszcze innych źródeł, ale również osoby pragnące rozwinąć swoją firmę w sposób ukierunkowany na wyznaczone cele.

UTARTE SCHEMATY

Wzorów biznesplanów jest od groma. Jednak nie zmienia to faktu, że każdy dobry biznesplan ma kilka stałych elementów. Są to: historia i profil działalności przedsiębiorstwa, określenie barier rozwojowych, sprecyzowanie celów długofalowych i tych krótkookresowych, dobór działań pozwalających te cele osiągnąć, analiza konkurencji i pozycji firmy po wdrożeniu zaplanowanych działań, sprecyzowanie wskaźników potwierdzających wprowadzenie planów w życie i umożliwiających monitoring postępu prac, sprecyzowanie kosztów i harmonogramu planowanych do podjęcia działań, analiza finansowo-ekonomiczna przedsięwzięcia. Co prawda te hasła mogą odstraszać, lecz nie diabeł taki straszny jak go malują. Poniżej tłumaczymy, jak się do pisania zabrać.

HISTORIA I PROFIL DZIAŁALNOŚCI

W zależności, w jakim celu piszemy biznesplan – czy o dotację z Unii Europejskiej, czy o kredyt z banku, dla instytucji decydującej o finansowaniu naszego pomysłu musimy okazać się wiarygodnym partnerem. Dlatego też krótki opis dotychczasowej działalności danego przedsiębiorstwa, jego profil działalności, oferta, główne źródło przychodów, sposób funkcjonowania na rynku jest bardzo ważny. Daje też obraz, czy nowe – zaplanowane w biznesplanie – działania zmierzają do wprowadzenia nowych usług, nowego produktu, czy też po prostu usprawnią funkcjonowanie firmy nie wpływając na jej ofertę handlową.

BARIERY ROZWOJOWE

Chęć realizacji jakiejś inwestycji, projektu powinna wynikać z konkretnej potrzeby, czemuś ta realizacja powinna służyć. Dlatego też wszelkie działania powinny zostać poprzedzone dość dogłębną analizą swojego potencjału rozwojowego i barier wpływających negatywnie na rozwój firmy w danym obszarze. Dopiero znając swoje problemy możemy tak naprawdę określić swoje cele, które zmierzać będą właśnie do zniwelowania zidentyfikowanych barier. Niekiedy w biznesplanach zamieszcza się schemat o nazwie „drzewo problemów” obrazujący, które problemy prowadzą do problemu głównego, który z kolei rodzi problemy o charakterze bardziej ogólnym i widoczne dopiero w szerszej perspektywie czasowej. Nasz projekt, na który składają się działania opisane w biznesplanie, powinien zmierzać do rozwiązania problemu głównego.

CELE

Cele stanowią odpowiedź na zaobserwowane w analizie problemowej bariery. Również tutaj często cele układa się w „drzewo celów”, które stanowi poniekąd odwrócenie „drzewa problemów”. Dzięki niemu powstaje tzw. logika interwencji, czyli widzimy które działania prowadzą do osiągnięcia celów szczegółowych, a następnie celu głównego. Cel główny rozwiązuje nasz problem główny. W szerszej perspektywie osiągnięcie celu głównego pozwoli na osiągnięcie celów daleko okresowych i wykraczających poza działalność jednego tylko przedsiębiorstwa (np. ograniczenie poziomu bezrobocia).

Jeżeli chodzi o cele danego projektu, niekiedy wymagane jest zastosowanie metody SMART. Jest to skrót od:
1. Simple, czyli prosty i konkretny.
2. Measurable, czyli mierzalny.
3. Ambitious, czyli ambitny.
4. Realistic, czyli realny.
5. Time defined, czyli określony w czasie.

Ułożenie celów, zgodnie z powyższą metodologią ułatwi nam późniejsze określenie wskaźników projektu. Cel powinien brzmieć prosto – przykładowo zatrudnię nowych pracowników, powinien być mierzalny – będą to 2 osoby (etaty), ambitny – to już należy zostawić subiektywnej ocenie, realistyczny – jak najbardziej pod warunkiem, że nasze przychody zagwarantują nam płynność finansową i możliwość comiesięcznych wypłat wynagrodzenia, zdefiniowany w czasie – jedną osobę zatrudnię w 1. kwartale 2015r., 2 osobę w 2. kwartale 2015r. Proste, a przydatne!

ANALIZA KONKURENCJI

Znając już działania, które pozwolą na osiągniecie założonych celów, konieczne jest zbadanie konkurencji działającej w podobnym obszarze do naszego. Czy dzięki realizacji naszego projektu będziemy bardziej konkurencyjni i zdobędziemy przewagę nad innymi firmami o podobnym profilu działalności? Czy konkurencja nam nie zagraża? Może ona już oferuje podobne produkty w naszej okolicy, co obniży popyt na nasze produkty i realizacja projektu okaże się bezcelowa?

Dokonując analizy konkurencji warto brać pod uwagę takie elementy, jak kompleksowość jej oferty, innowacyjność stosowanych rozwiązań, park maszynowy, stronę www i narzędzia promocji, ceny oferowanych produktów/ usług. Warto też zastanowić się, czy jest prawdopodobne, że konkurencyjne firmy również zdecydują się na realizację podobnych działań, jakie my zaplanowaliśmy w swoim projekcie.
Realizacja naszego projektu ma nam dać przewagę konkurencyjną nad innymi firmami i zagwarantować stabilną pozycję na rynku. Jeżeli analiza to potwierdzi, nie zostaje nic innego, jak przystąpić do działania.

WSKAŹNIKI I RAPORTOWANIE

Określenie wskaźników jest niezbędne do sprawdzania, czy realizujemy nasz projekt zgodnie z przyjętymi założeniami. Jeśli chodzi o wymogi Unii Europejskiej, to w każdym wniosku o dofinansowanie określa się tzw. wskaźniki produktu oraz wskaźniki rezultatu. Wskaźniki produktu obrazują mierzalny i materialny efekt naszych działań, które są wykonywane w trakcie trwania projektu – przykładowo „liczba zakupionych środków trwałych”. Wskaźniki rezultatu obrazują uzyskane efekty, które widoczne są dopiero po zakończeniu działań – przykładowo „ograniczenie poziomu emisji CO2 do atmosfery”. Wskaźniki osiągane są w konkretnych latach, przyporządkowane mają jednostki miary (np. sztuki, osoby, Mwh/rok) oraz źródła weryfikacji, na podstawie których możemy sprawdzić, czy faktycznie zostały osiągnięte – przykładowo faktury sprzedaży, umowa o pracę, audyt efektywności energetycznej.

Dzięki wskaźnikom na bieżąco możemy sprawdzać, czy realizacja naszego projektu idzie zgodnie z planem, czy też pojawiają się odchylenia. Dzięki nim stosunkowo łatwo można wyłapać nieprawidłowości i podjąć działania naprawcze.
Jeżeli natomiast chodzi o projekty unijne, to wskaźniki dają podstawę odpowiednim instytucjom do sprawdzenia, czy dany beneficjent wywiązuje się z warunków podpisanej umowy o dofinansowanie. Dzięki nim instytucje sprawdzają, czy zakupione zostały zadeklarowane maszyny, czy zatrudnione zostały nowe osoby, czy powstał efekt ekologiczny. Oczywiście rodzaje wskaźników zależą od charakteru projektu – czy dotyczy on wprowadzenia nowych produktów, wdrożenia rozwiązań proekologicznych, szkoleń, itp.

HARMONOGRAM RZECZOWO-FINANSOWY

Planując nasze działania musimy precyzyjnie osadzić w czasie i skalkulować ich koszty. Temu celowi służy harmonogram rzeczowo-finansowy oraz harmonogram Gantta. Pierwszy z nich polega na założeniu, ile środków w danym miesiącu lub kwartale lub roku pociągną za sobą działania, które planujemy zrealizować. Drugi z nich przedstawia wszystko jedynie w ujęciu czasowym, natomiast obejmuje on również działania bezkosztowe, jak np. prace przygotowawcze typu wystąpienie o pozwolenie na budowę, przeprowadzenie postępowania ofertowego, dokonanie rozeznania rynku, itp.

Harmonogramy są niezbędne w celu racjonalnego zaplanowania wszystkich niezbędnych działań gwarantujących powodzenie naszego przedsięwzięcia.

ANALIZA FINANSOWO-EKONOMICZNA

Ostatnim elementem biznesplanu jest analiza finansowo-ekonomiczna. Zazwyczaj zwiera ona standardowe tabele, jak Rachunek Zysków i Strat, Bilans, Rachunek przepływów pieniężnych oraz wskaźniki rentowności.

Analiza finansowo-ekonomiczna jest konieczna, abyśmy się przekonali, czy dysponujemy odpowiednim kapitałem pozwalającym wystartować z planowanym przedsięwzięciem, czy dotacja, pożyczka, czy kredyt nam to umożliwią oraz po jakim czasie nastąpi zwrot z inwestycji. Pamiętajmy, że nasza inwestycja musi okazać się rentowna, a więc przynieść zysk.

Mając opracowane wyżej opisane najważniejsze elementy biznesplanu, nie pozostaje nic innego, jak przystąpić do realizacji własnych planów i marzeń.

Życzę powodzenia!
Katarzyna Pichór